Secrétaire d'équipe de proximité - SIS Orée de Bercé Bélinois

En interne :  les professionnels de l'équipe pluridisciplinaire, l'assistant d'encadrement du Chef de service STIS et REP En externe :  les usagers, les partenaires institutionnels et associatifs.

Il assure :

-L'accueil physique et téléphonique du public dans les Relais Sarthe Solidarités,

-L’appui administratif aux travailleurs médico-sociaux qui interviennent en territoire,

-Une contribution au bon fonctionnement des Relais Sarthe Solidarités, y compris sur l’aspect logistique.

Il participe à la continuité de service et met en place les outils nécessaires aux suivis des situations rencontrées en territoire. 

Il alimente les tableaux de bord d’activité nécessaires au pilotage de la DGAS.

Il participe à la conception et la mise en œuvre des actions collectives initiées par les travailleurs médico-sociaux.

Il exerce ses missions dans un objectif de transversalité entre les différents acteurs et partenaires qui interviennent sur le territoire.

Les missions sont susceptibles d’évoluer au regard d’éventuels changement dans la mise en œuvre des politiques sociales et des réorganisations.

Accueil physique 
Accueil téléphonique 
Accueil, information et orientation des usagers 
Gestion des relations avec les usagers 
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution) 
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique 
Rédaction de comptes-rendus 
Tri, classement et archivage de documents 
Gestion de plannings 
Accompagnement dans les démarches administratives initiales 
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation 

 

HABILITATIONS
Permis VL 

 

Connaissance des différents outils et usages internet 
Connaissance des publics en difficultés 
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page) 
Connaissance du domaine social 
Connaissance des circuits de transmission des documents 
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe 

 

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie 
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace 
Informer et orienter les personnes 
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Mobiliser les techniques de communication orale et écrite 
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités 
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) 
Gérer les appels téléphoniques 

 

Faire preuve du sens de la communication et du contact 
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve d'organisation 
Faire preuve de discrétion 
Prendre du recul par rapport aux situations 
S'adapter rapidement à son environnement de travail 
Se montrer disponible