Secrétaire de service

En interne : agents du service, secrétariat de la direction Sarthe Autonomie et secrétariats des autres services. En externe : usagers et partenaires.

Le secrétaire assure le secrétariat des bureaux Droits et prestations pour l'Autonomie de la Personne âgées (DPAPA) et Droits et prestations pour l'Autonomie de la Personne handicapée (DPAPH).

Il gère les plannings des congés du bureau DPAPH et gère l'agenda des deux chefs de bureaux et contribue à l'organisation des réunions.

Il est susceptible de participer aux réunions de bureaux et d'en établir les comptes rendus.

Il assure l'accueil téléphonique et oriente les appels. Il participe à l'accueil téléphonique de Sarthe Autonomie et Santé. En cas d'absence, il assure les missions de l'assistant du chef de service.

Les missions peuvent évoluer en fonction des décisions de la collectivité, des cadres réglementaires et des réorganisations.    

Accueil téléphonique 

Accueil, information et orientation des usagers 

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique 

Rédaction de comptes-rendus 

Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe 

Réception, traitement et diffusion d'informations

Suivi du courrier du cadre ou de l'élu

Gestion de plannings 

CAP/BEP dans le domaine du poste visé, expérience supérieure à 3 ans

Bac dans le domaine du poste visé, débutant accepté 

Connaissance des différents outils et usages internet 

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département 

Connaissance des institutions 

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page) 

Connaissance des règles internes de présentation de documents 

Connaissance des techniques de prise de note rapide

Connaissance des circuits de transmission des documents

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Etablir un système de classement efficace 

Filtrer les appels téléphoniques

Gérer son temps de manière efficace 

Identifier les demandes et les besoins des usagers 

Informer et orienter les personnes 

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation 

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités 

Orienter les appels téléphoniques

Respecter les procédures 

Respecter les règles de déontologie liées à son activité 

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...) 

Faire preuve de maîtrise de soi 

Avoir le sens de la hiérarchie

Avoir le sens du service public 

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence 

Faire preuve de rigueur et de méthode

Faire preuve d'autonomie 

Faire preuve de discrétion 

Se montrer disponible