Chargé de la gestion des Assemblées

Relations régulières avec l'ensemble des membres du Cabinet, les Elus du Département, le Directeur général des services, et les Directions.

Le Département de la Sarthe a décliné en 3 axes les missions stratégiques et transversales portées par sa Direction générale : piloter la décision, soutenir les acteurs et stimuler la transformation.

Compte tenu de ce rôle et de ces missions, elle bénéficie des services de la DAP (Direction Appui à la Performance), unique direction transversale rattachée directement à la DGS , qui se compose de 5 pôles de compétence et d’un bureau travaillant en réseau : « Coordination de la prise de décision », « Appui à la gestion », « Valorisation de la connaissance et de la donnée », « Coordination des démarches transversales et appui aux acteurs », « assistance administrative » et bureau de la relation usager.

Au sein du pôle « Coordination de la prise de décision » (3 agents), la Direction Appui à la Performance recrute un Chargé de la gestion des Assemblées.

Vous êtes garant du contenu des rapports et délibérations des assemblées plénières et commissions permanentes, dans le respect des textes et identifiez naturellement les situations de conflits d’intérêt nécessitant un déport.

Vous participez aux instances et aux commissions préparatoires (environ 50 réunions qui se tiennent en journée) pour lesquelles vous assurez la préparation en vous référant au règlement intérieur.

Vous prenez en charge le processus de tenue des assemblées plénières (42 élus) de la phase d’envoi des invitations à la phase de publication des délibérations, dans le respect du cadre juridique et des délais règlementaires.

A ce titre, vous :

• intervenez de manière anticipée au niveau de la préparation des consignes d’élaboration des recueils et de la convocation des conseillers départementaux (aws – sarthe légalité)


• suivez l’élaboration des rapports et des délibérations (logiciel Airs délib) par les Directions métiers et êtes responsable de la tenue des délais et du contenu,


• préparez les fichiers qui permettent les recueils des votes en séance et le suivi des procurations,


• élaborez les relevés de décisions, et centralisez les résultats des votes (à mains levées) en collaboration avec les collègues du Pôle,


• mettez à disposition les recueils nécessaires à l’étude des affaires en amont des séances,


• consolidez les différents éléments préparant les PV en vue de leur adoption à la plénière suivante

Vous pouvez travailler en mode projet en fonction des sujets à traiter par le Pôle.

Dans un objectif de continuité de service, vous pouvez être amené à effectuer des missions dévolues à l’autre poste de Chargé de la gestion des Assemblées.

Vous intervenez dans un environnement fortement dématérialisé et procéduré et faites preuve de sang-froid pour gérer les imprévus.

De plus, dans une logique d’amélioration de la qualité entrante, vous co-animez avec les collègues du Pôle des sessions d’information sur le droit des assemblées, la rédaction de rapports et délibérations et l’utilisation du logiciel métier (Airs délib).

Dans un esprit de modernisation et d’innovation, vous participez activement à la vie du Pôle en vous montrant force de proposition sur les pratiques professionnelles existantes et la recherche de gains potentiels, et contribuez, par vos connaissances et votre expérience professionnelle, à faire évoluer les pratiques en termes de déports, de rédaction des délibérations, de déroulement des séances (suspension, mode de votation, amendement). Sensible au thème du contrôle interne / responsabilité du gestionnaire public, vous savez rester en veille.

Travail en équipe

 

Permis VL