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La Sarthe
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Nos actions
Chargé de la gestion des Assemblées
Contenu
Relations fonctionnelles
Relations régulières avec l'ensemble des membres du Cabinet, les Elus du Département, le Directeur général des services, et les Directions.
Missions
Le Département de la Sarthe a décliné en 3 axes les missions stratégiques et transversales portées par sa Direction générale : piloter la décision, soutenir les acteurs et stimuler la transformation.
Compte tenu de ce rôle et de ces missions, elle bénéficie des services de la DAP (Direction Appui à la Performance), unique direction transversale rattachée directement à la DGS , qui se compose de 5 pôles de compétence et d’un bureau travaillant en réseau : « Coordination de la prise de décision », « Appui à la gestion », « Valorisation de la connaissance et de la donnée », « Coordination des démarches transversales et appui aux acteurs », « assistance administrative » et bureau de la relation usager.
Au sein du pôle « Coordination de la prise de décision » (3 agents), la Direction Appui à la Performance recrute un Chargé de la gestion des Assemblées.
Vous êtes garant du contenu des rapports et délibérations des assemblées plénières et commissions permanentes, dans le respect des textes et identifiez naturellement les situations de conflits d’intérêt nécessitant un déport.
Vous participez aux instances et aux commissions préparatoires (environ 50 réunions qui se tiennent en journée) pour lesquelles vous assurez la préparation en vous référant au règlement intérieur.
Vous prenez en charge le processus de tenue des assemblées plénières (42 élus) de la phase d’envoi des invitations à la phase de publication des délibérations, dans le respect du cadre juridique et des délais règlementaires.
A ce titre, vous :
- intervenez de manière anticipée au niveau de la préparation des consignes d’élaboration des recueils et de la convocation des conseillers départementaux (aws – sarthe légalité)
- suivez l’élaboration des rapports et des délibérations (logiciel Airs délib) par les Directions métiers et êtes responsable de la tenue des délais et du contenu,
- préparez les fichiers qui permettent les recueils des votes en séance et le suivi des procurations,
- élaborez les relevés de décisions, et centralisez les résultats des votes (à mains levées) en collaboration avec les collègues du Pôle,
- mettez à disposition les recueils nécessaires à l’étude des affaires en amont des séances,
- consolidez les différents éléments préparant les PV en vue de leur adoption à la plénière suivante
Vous pouvez travailler en mode projet en fonction des sujets à traiter par le Pôle.
Dans un objectif de continuité de service, vous pouvez être amené à effectuer des missions dévolues à l’autre poste de Chargé de la gestion des Assemblées.
Vous intervenez dans un environnement fortement dématérialisé et procéduré et faites preuve de sang-froid pour gérer les imprévus.
De plus, dans une logique d’amélioration de la qualité entrante, vous co-animez avec les collègues du Pôle des sessions d’information sur le droit des assemblées, la rédaction de rapports et délibérations et l’utilisation du logiciel métier (Airs délib).
Dans un esprit de modernisation et d’innovation, vous participez activement à la vie du Pôle en vous montrant force de proposition sur les pratiques professionnelles existantes et la recherche de gains potentiels, et contribuez, par vos connaissances et votre expérience professionnelle, à faire évoluer les pratiques en termes de déports, de rédaction des délibérations, de déroulement des séances (suspension, mode de votation, amendement). Sensible au thème du contrôle interne / responsabilité du gestionnaire public, vous savez rester en veille.
Activités principales
Organisation et planification de réunions |
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique |
Rédaction de délibérations |
Organisation et gestion des assemblées délibérantes |
Assistance et conseil auprès des élus et/ou de la direction |
Conseil auprès des Managers |
Conseil auprès des agents |
Diplômes et niveaux d'expérience requis
Bac + 2 |
1 à 3 ans |
Une première expérience en renouvellement d’une assemblée serait appréciée |
Caractéristiques particulières
Travail en équipe |
Permis VL
Savoirs
Connaissance des institutions |
Connaissances de dispositions juridiques dans son domaine |
Savoir-faire
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie |
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions |
Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc) |
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités |
Respecter les règles de déontologie liées à son activité |
suivre les actions, vérifier l'efficacité des interventions |
Travailler en coopération avec d'autres partenaires |
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) |
Concevoir des procédures |
Formaliser, développer, et animer des processus de pilotage |
Savoir-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact |
Faire preuve du sens des responsabilités |
Faire preuve d'organisation |
Faire preuve de rigueur et de méthode |
Faire preuve d'autonomie |
Se montrer ouvert aux changements Se montrer disponible |
Contacts
Chargé(e) de recrutement:
GUICHERD Caroline
02 44 02 40 70
Assistante de recrutement:
GREORY Angélique
02 44 02 40 70
Postuler en ligne
Postuler par voie postale
Merci d'adresser votre candidature avant la date indiquée sur l'offre à :
M. Le Président du Conseil départemental
Direction des Ressources humaines
Résidence Tour Emeraude
46 avenue François-Mitterrand
72072 LE MANS Cedex 9
Mise à jour le Dimanche 1 septembre 2024 par le Département de la Sarthe