Assistant administratif des assistants familiaux

En interne : les assistants familiaux, les services rattachés à la Direction des offres d’accueil, la Direction de l’enfance et de la famille (service de l'Aide sociale à l'enfance, le service de Protection Maternelle et Infantile sur le volet des agréments), la Direction des territoires d’interventions sociales, la Direction des Ressources humaines (le Service Administration des Ressources Humaines et le  Service Prévention et Conditions de Travail), la Direction des systèmes d’information et du numérique, la  Direction des finances… En externe : autres départements

Sur un périmètre géographique donné comprenant plusieurs territoires d’interventions sociales (et hors département), il centralise les différentes informations ou changements d'activité pour chaque assistant familial et les transmet, le cas échéant, aux services concernés de la DEF, de la DTIS ou de la DRH.

Il est chargé de la gestion des absences (ex : congés, maladie, formation ...) pour les assistants familiaux. A ce titre, il s'occupe à la fois de la faisabilité de l'absence pour l'assistant familial, met en place si besoin le relais nécessaire pour l'accueil des enfants, informe le référent éducatif du changement, enregistre les informations dans le logiciel dédié et transmet les informations utiles aux services.

En lien avec le chef de service il suit les demandes de congés dérogatoires et réalise les courriers qui leurs sont associés. Il a en charge la vérification des frais de déplacements via le logiciel  métier et travaille en lien avec le comptable du SAFEA pour les différents niveaux de validation. 

Il anime et assure une veille pour les asssitants familiaux sur l’utilisation du logiciel de frais de déplacements ainsi que sur l’espace dédié à ces professionnels sur l’intranet.

Il assure le suivi de la validité des agréments en lien avec les professionnels du Service et le Bureau de Gestion des agréments.

Il réalise des tableaux de bord de son activité.

Ces missions sont susceptibles d’ajustements en fonction des décisions de l’assemblée et du cadre règlementaire ou de réorganisations.

Développement de tableaux de bord d'activités et d'indicateurs de gestion

Instruction de dossiers administratifs 

Production de données statistiques 

Recherche d'informations 

Rédaction de courriers 

Suivi et aide technique aux utilisateurs 

Recherche de solutions 

Contrôle de la gestion administrative et statutaire

Gestion administrative du temps de travail 

Participation au processus de préparation budgétaire 

Réception, vérification et classement des pièces comptables

Baccalauréat dans le domaine du poste visé, expérience de 1 à 3 ans

CAP/BEP dans le domaine du poste visé, expérience supérieure à 3 ans 

Pics d'activité 

Bureau partagé 

Connaissance de la nomenclature budgétaire M52 

Connaissance des différents outils et usages internet 

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département 

Connaissance des institutions 

Connaissance des missions de l'aide sociale à l'enfance 

Connaissance des principes et techniques de gestion comptable et budgétaire 

Connaissance du statut des assistants familiaux 

Connaissance des méthodes et outils de planification 

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier 

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités 

Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités 

Respecter les procédures

Respecter les règles de déontologie liées à son activité 

suivre les actions, vérifier l'efficacité des interventions 

Suivre une procédure 

Utiliser le logiciel de gestion financière 

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...) 

Faire preuve du sens de la communication et du contact

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe 

Faire preuve de rigueur et de méthode 

Faire preuve d'autonomie 

Se montrer disponible