Assistant d'encadrement REP PMI - Beaumont-sur-Sarthe

Il apporte une assistance au Responsable d’équipe de proximité afin d’optimiser son activité en terme de gestion, d’organisation et de communication d’informations. Il prépare et suit des dossiers thématiques. Il organise,  gère des réunions ou commissions, réalise des compte rendus.

Il participe à la gestion administrative du personnel du territoire du REP (gestion des ressources, besoin de formation…).

Il a en charge les demandes de stages des puéricultrices, auxiliaires de puériculture, des psychologues, des éducateurs de jeunes enfants.

Il réalise un suivi des différentes activités des équipes.

Il assure les activités de secrétariat de tous les professionnels PMI du territoire, hormis les écrits des puéricultrices et des médecins concernant les  EAJE.  

Il  prend en charge la réception et le suivi des évaluations (IP, rapports…).

Il gère les commandes de fournitures.

Il se charge de collecter les éléments statistiques de son territoire pour transmission à l’assistant du chef de service.

Il peut être amené à remplacer ses collègues assistants pour assurer la continuité de service.

Ces missions peuvent s’adapter en fonction des évolutions des cadres départementaux et nationaux et des réorganisations.

Accueil téléphonique

Développement de tableaux de bord d'activités et d'indicateurs de gestion

Gestion des relations avec les usagers

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Organisation et planification de réunions

Production de données statistiques

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Rédaction de comptes-rendus

Rédaction de courriers

Suivi de tableaux de bord

Traitement informatique des dossiers

Tri, classement et archivage de documents

Frappe de courriers

Réception, traitement et diffusion d'informations

Conception de tableaux de bord

Réception du courrier

Gestion d'un ou plusieurs agenda(s)

Orientation vers les services ou organismes compétents 

Baccalauréat dans le domaine du poste visé avec expérience de 3 à 5 ans, Bac +2 dans le domaine du poste visé, débutant accepté
 

Résidence administrative : Beaumont-sur-Sartthe

Connaissance des différents outils et usages internet

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département

Connaissance des institutions

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)

Connaissance des règles internes de présentation de documents

Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs

Connaissance du droit social notamment des dispositions légales en matière de Prévention et de Protection de l'Enfance en Danger

Connaissance du secteur social et médico-social (réglementation, publics, etc)

Connaissance des circuits de transmission des documents

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Connaissance des techniques de prise de notes rapides

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Ecouter et reformuler les demandes

Gérer son temps de manière efficace

Identifier les besoins relatifs à son champ d'activités

Identifier les demandes et les besoins des usagers

Informer et orienter les personnes

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités

Rédiger des écrits professionnels

Respecter les procédures

Respecter les règles de déontologie liées à son activité

Suivre une procédure

Maîtriser les outils informatiques (bureautiques, applications de gestion)

Analyser et synthétiser des informations

Utiliser les logiciels bureautique

Faire preuve du sens de la communication et du contact

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence

Faire preuve de rigueur et de méthode

Disposer d'une vision "service et usager

Faire preuve d'autonomie

Faire preuve de discrétion

Prendre du recul par rapport aux situations

Avoir le sens du service public