Assistant administratif archivage et consultation des dossiers ASE

Il effectue le suivi et la rédaction de la procédure d’archivage des dossiers du Service de l’Aide sociale à l’enfance et des demandes de consultation de dossiers.

Concernant la mission de consultation de dossiers., il est l’interlocuteur des usagers souhaitant avoir accès à leurs dossiers.

A ce titre, il réceptionne et prépare le dossier pour permettre sa consultation.

Il assure le suivi du questionnaire complété à l’issue de la consultation.

Si le demandeur réside hors Département, il assurera le transfert du dossier au Département concerné.

Il rédige annuellement un rapport d’activité.

Dans le cadre de la mission d’archivage, et en lien avec les  Archives Départementales, il est chargé de :

• la bonne tenue de la classothèque et de sa mise à jour,


• compléter des tableaux de suivi annuels en vue du versement des dossiers aux  Service des Archives.

A terme, il participera à l’archivage dématérialisé des dossiers.

Il est par ailleurs garant de la mise en œuvre des bonnes pratiques d’archivage en lien avec la législation.

Il est ainsi identifié au sein du Service comme la personne ressource, assurant le suivi régulier de l’archivage et la bonne tenue de la classothèque.

Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à intervenir en remplacement et/ou en soutien des instructeurs administratifs du Service.

Il concourt au bon fonctionnement du service et contribue à la cohésion d'équipe.

Accueil physique 

Accueil téléphonique

Conception et évaluation de procédures 

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Rédaction de documents administratifs 

Suivi de tableaux de bord 

Traitement informatique des dossiers 

Tri, classement et archivage de documents 

Réception, traitement et diffusion d'informations 

Elaboration de rapports d'activités 

Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation 

Mise en forme et préparation de la diffusion d'informations

CAP/BEP, expérience 1 à 3 ans

Baccalauréat, débutant accepté 

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département 

Connaissance des institutions 

Connaissance des missions de l'aide sociale à l'enfance

Connaissance des règles internes de présentation de documents

Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Ecouter et reformuler les demandes

Etablir un système de classement efficace 

Respecter les règles de déontologie liées à son activité 

Synthétiser des informations professionnelles

Savoir traiter des données chiffrées

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) 

Concevoir des procédures 

Faire preuve du sens de la communication et du contact

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Se montrer force de propositions 

Faire preuve de rigueur et de méthode

Faire preuve d'empathie 

Faire preuve d'initiatives 

Prendre du recul par rapport aux situations

Se montrer disponible