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La Sarthe
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Nos actions
Assistant administratif archivage et consultation des dossiers ASE
Contenu
Relations fonctionnelles
En interne : Service ASE, Archives Départementales bureau collecte et conservation, DTIS
Missions
Il effectue le suivi et la rédaction de la procédure d’archivage des dossiers du Service de l’Aide sociale à l’enfance et des demandes de consultation de dossiers.
Concernant la mission de consultation de dossiers., il est l’interlocuteur des usagers souhaitant avoir accès à leurs dossiers.
A ce titre, il réceptionne et prépare le dossier pour permettre sa consultation.
Il assure le suivi du questionnaire complété à l’issue de la consultation.
Si le demandeur réside hors Département, il assurera le transfert du dossier au Département concerné.
Il rédige annuellement un rapport d’activité.
Dans le cadre de la mission d’archivage, et en lien avec les Archives Départementales, il est chargé de :
- la bonne tenue de la classothèque et de sa mise à jour,
- compléter des tableaux de suivi annuels en vue du versement des dossiers aux Service des Archives.
A terme, il participera à l’archivage dématérialisé des dossiers.
Il est par ailleurs garant de la mise en œuvre des bonnes pratiques d’archivage en lien avec la législation.
Il est ainsi identifié au sein du Service comme la personne ressource, assurant le suivi régulier de l’archivage et la bonne tenue de la classothèque.
Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à intervenir en remplacement et/ou en soutien des instructeurs administratifs du Service.
Il concourt au bon fonctionnement du service et contribue à la cohésion d'équipe.
Activités principales
Accueil physique
Accueil téléphonique
Conception et évaluation de procédures
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Rédaction de documents administratifs
Suivi de tableaux de bord
Traitement informatique des dossiers
Tri, classement et archivage de documents
Réception, traitement et diffusion d'informations
Elaboration de rapports d'activités
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Mise en forme et préparation de la diffusion d'informations
Diplômes et niveaux d'expérience requis
CAP/BEP, expérience 1 à 3 ans
Baccalauréat, débutant accepté
Savoirs
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des missions de l'aide sociale à l'enfance
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Synthétiser des informations professionnelles
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Concevoir des procédures
Savoir-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Se montrer force de propositions
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'empathie
Faire preuve d'initiatives
Prendre du recul par rapport aux situations
Se montrer disponible
Contacts
Chargé(e) de recrutement:
DANHIEZ Audrey
02 43 54 71 35
Assistante de recrutement:
LANGOT Tiphaine
02 43 54 79 87
Postuler en ligne
Postuler par voie postale
Merci d'adresser votre candidature avant la date indiquée sur l'offre à :
M. Le Président du Conseil départemental
Direction des Ressources humaines
Résidence Tour Emeraude
46 avenue François-Mitterrand
72072 LE MANS Cedex 9
Mise à jour le Dimanche 1 septembre 2024 par le Département de la Sarthe