Assistant de Direction adjointe DTIS Nord

En interne : les équipes d'encadrement des  Territoires d’interventions sociales,les équipes d’encadrement de Sarthe Autonomie en territoire,  le secrétariat de la Direction Générale Adjointe  des solidarités, l'ensemble des secrétariats des Directions Enfance-Famille , Autonomie, direction des offres d’accueil,  DGA Ressources En externe : DDETS, Préfecture, CAFS, MSA, Education Nationale, ARS, Centres de formation de professionnels sociaux, Associations, M.D.E,

L'assistant de Direction adjoint apporte un appui permanent aux Directeurs adjoints des territoires d’interventions sociales en termes :

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  De gestion administrative (gestion parapheurs, courriers, dossiers de travail, rapports...),

  
  


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  De gestion de l’information et d’échanges en interne et avec les partenaires (formalisation et diffusion d’informations)

  
  


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  De gestion d’accueil physique et téléphonique,

  
  


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  De gestion d’agenda et d’organisation des déplacements,

  
  


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  De préparation et de planification de réunions.

  
  

Il est identifié en tant que référent sur les question RH ainsi que sur les process internes de la Direction dans les différents domaines de compétences de la DTIS.

Il est également le référent des centres de formation et assure à ce titre le lien entre les services DTIS et les centres de formations.

Il anime par ailleurs l’équipe  d’assistant d'encadrement du territoire et fait partie de la communauté métier des assistantes de direction de la DGAS animé par le secrétariat de direction du DGA.

L’agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs.

Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à assurer le remplacement des autres assistants d’encadrement  de la DTIS, assistantes de direction de la DGAS et du chargé de gestion administrative, budget et de coordination.

Il assure des permanences en lien avec les assistantes de direction de la Direction Générale Adjointe des Solidarités.

Les missions sont susceptibles de changements au regard des évolutions départementales et des réorganisations

Accueil téléphonique

Développement de tableaux de bord d'activités et d'indicateurs de gestion

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Organisation et planification de réunions

Production de données statistiques

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Rédaction de comptes-rendus

Rédaction de courriers

Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe

Suivi et mise en forme de dossiers administratifs

Gestion de l'agenda de l'équipe

Gestion de plannings

Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation

Réception, diffusion d’information

Suivi du courrier cadre et élus

Participation à l’évaluation et ou à la conception des procédures

Facilitateur des outils collaboratifs

Diplôme 1: Bac + 2

Expérience 1 : Expérience de 3 à 5 ans

Diplôme 2 : Bac

Expérience 2 : Expérience > 5 ans

CARACTERISTIQUES PARTICULIERES :

Forte disponibilité

Permanences

HABILITATIONS :

Permis VL

Résidence administrative : La Ferté-Bernard 

Connaissance des institutions

Connaissance des publics en difficultés

Connaissance des règles internes de présentation de documents

Connaissance du droit social notamment des dispositions légales en matière de Prévention et de Protection de l'Enfance en Danger

Connaissance en matière de Gestion des Ressources Humaines (GRH)

Connaissance des circuits de transmission des documents

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions

Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)

Etablir un système de classement efficace

Filtrer les appels téléphoniques

Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Respecter les procédures

Suivre une procédure

Savoir traiter des données chiffrées

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)

Maîtriser les outils informatiques (bureautique, application de gestion)

Avoir le sens du service public

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Se montrer force de propositions

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de rigueur et de méthode

Faire preuve d'autonomie

Faire preuve de discrétion

Faire preuve d'initiatives