Assistant administratif MEDIBUS

L’assistant administratif est un maillon central de l’organisation du Médibus. En effet, il assure en permanence le lien entre les professionnels déployés sur site, les professionnels en poste au Département et les patients. C’est également le premier interlocuteur disponible pour toute demande individuelle de Sarthois ou pour tout professionnel soignant ou médico-social. Il procède ainsi à l’enregistrement de la demande et à l’orientation de la demande vers le professionnel disponible le plus pertinent pour y répondre.

En collaboration avec le cadre de santé Médibus, l’assistant administratif est amené à planifier, coordonner les acteurs internes et externes, rédiger les comptes rendus de réunion, travailler sur les outils nécessaires à la coordination du dispositif, à la communication avec les partenaires et à la sécurisation de la prise en charge des patients.

Il est par ailleurs garant de la mise à jour des coordonnées des partenaires en santé et médico-sociaux de la Sarthe, territoire par territoire, sur la boîte mail partagée et dans le dossier partagé à disposition de l’ensemble des professionnels Médibus sur le réseau.

L’assistant administratif Médibus assure le contrôle de la facturation des actes de consultation réalisés auprès des patients accueillis au sein du Médibus.

Il est également identifié au sein de l’équipe comme la personne ressource et garante de la bonne tenue de la classothèque. Il se positionne ainsi comme un facilitateur de la prise en charge des patients pour les soignants de l’équipe Médibus.

Il assure l’extraction et le recueil des indicateurs de suivi de l’activité du Médibus et en réalise une synthèse.

Ces missions peuvent s’adapter en fonction de l’évolution des cadres réglementaires départementaux et nationaux et des réorganisations

Accueil téléphonique
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Tri, classement et archivage de documents
Gestion de plannings
Gestion d'un ou plusieurs agenda(s)
Rédaction de documents administratifs
Réception, vérification et classement des pièces comptables
Production de données statistiques 

CAP/BEP dans le domaine du poste visé, expérience de 5 ans minimum, avoir un intérêt pour le secteur sanitaire et social
BAC dans le domaine du poste visé, expérience de 3 ans minimum

Travail sur écran 

Bureau partagé 

Connaissance des différents outils et usages internet

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département 

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)

Connaissance des circuits de transmission des documents 

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe 

Connaissance des publics en difficultés 

Connaissance des problématiques sociales et familiales 

Connaissance du secteur social et médico-social (réglementation, publics, etc) 

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Etablir un système de classement efficace 

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation 

Orienter les appels téléphoniques 

Savoir traiter des données chiffrées 

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)

Informer et orienter les personnes  

Analyser et synthétiser des informations  

Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc) 

Travailler en coopération avec d'autres partenaires 

Synthétiser des informations professionnelles 

Coordonner la collecte d’informations 

Utiliser un ou des logiciels métiers 

Faire preuve du sens de la communication et du contact

Avoir le sens du service public 

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe 

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de rigueur et de méthode

Se montrer disponible

Faire preuve de discrétion  

Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence 

Se montrer fiable et soigneux dans son travail

Faire preuve d'autonomie